Consejos para trabajar con equipos remotos

Noviembre vino cargadito de eventos en Valencia y entre ellos uno de los más importantes fue  la StartupWeek (@vlcstartupweek) con charlas en diferentes lugares de la ciudad y de diferente temática.

En concreto una de las que más me gustó fue la impartida en Insommnia por Jordan Mirchev (@jordanmirchev) de Trello y Børge Dvergsdal (@borgedv) de Appear.in sobre Future of work, es decir, el “Futuro del trabajo”.

Y es que los Milleninials trabajan tienen diferentes espectativas de la vida que las anteriores generaciones y buscan diferentes motivaciones, siendo una de ellas conocer el mundo.

Por ello, buscan compañías que les permitan realizar su trabajo en cualquier lugar, es decir, que creen y fomenten el trabajo en remoto, motivándoles con ello a alcanzar uno de sus sueños.

Y es que aunque el trabajo en remoto pueda parecer complicado a primera vista, tiene muchas ventajas, entre ellas que las empresas pueden alcanzar a los mejores profesionales de todo el mundo.

Y es que no solo los Millenials, sino que determinados perfiles o no viven en el lugar donde está la empresa o no quieren ubicarse en un lugar específico. Y, como empresa, ¿vas a dejar escapar ese potencial por no adaptarte?

Lógicamente no todas las personas están capacitadas para saber o querer trabajar de esta forma.

La confianza y la responsabilidad son elementos claves que deben darse en empresa y empleado.

En mi opinión estos elementos son claves para cualquier forma de trabajo, no sólo debe darse cuando se trabaja a distancia. Porque sino se confía en esa persona o ella no es responsable para entregar el mejor trabajo posible, ¿cómo se va a delegar y crecer?

Siguiendo con el tema del trabajo en remoto, una de sus desventajas es que con la distancia es más complicado establecer vínculos entre los miembros del equipo. Jordan y Børge, especializados en ofrecer software que ayuda a salvar este problema nos contaban como ayudar a construir empatía entre compañeros y equipos que trabajan de forma remota.

Appear.in, es una compañía que desarrolla software para realizar videoconferencias de forma sencilla, llamadas metafóricamente “Rooms”.

Cuando se trabaja de forma remota el vídeo es una herramienta extremádamente importante para comunicarse.

Uno de los problemas que más se repiten (desde mi punto de vista) en las empresas es la falta de comunicación. Por ello, si ya en persona es un punto clave que cuesta conseguir (he visto empresas que un pasillo era peor que el Abismo de Helm) en remoto ésta debe ser muy consciente y fluída.

He trabajado en empresas con parte de las personas en remoto, y conseguir que el equipo tenga el mismo mindset es clave.

Por ello si se parte de un equipo que ha trabajado de forma presencial, se debe cambiar la mentalidad, que con las herramientas adecuadas y un poco de consciencia por parte de todos se puede conseguir.

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Análisis transaccional

Israel Alcázar comenta en su charla de la CAS 2017 que al descubrir el concepto de análisis transaccional comprendió muchas de las relaciones que veia entre las personas cuando las analizaba en el ámbito laboral.

Las relaciones entre las personas en las estructuras jerárquicas funcionan como relaciones padre-madre-hijo. En la que el jefe es la figura de autoridad y se comportan con él como si lo hicieran con sus padres.

Análisis transaccional

Y desde el punto de vista del jefe, se ve al colaborador como el hijo, al que hay que decirle lo que tiene que hacer porque es lo mejor para el y preguntarle a ver como va, porque no te fías…

Esto en el fondo es una disfunción porque hace que las personas no sean autónomas o responsables para hacer su propio trabajo.

Es un sistema que viene del psicoanálisis desarrollado en los años 50 y que básicamente trata de que con un lenguaje sencillo las personas tengan esa autonomía o responsabilidad. Algo que en principio todos somos capaces de tener a no ser que se tenga alguna enfermedad psicológica.

El análisisis transaccional establece que en estas relaciones, el yo, la persona, se puede comportar de 3 modos diferentes, como padre, como adulto o como niño. Y que la otra persona con la que se interacciona, con la que se establece la relación, le pasa exactamente igual, asumiendo uno de estos roles.

El problema viene cuando en la relación con la otra persona, por ejemplo con mi jefe, yo me comporto como hijo, esperando que mi jefe se comporte como padre. Si lo hace, hay un matching, y no ocurre nada, todo el mundo se ha comportado como se esperaba.

Pero, ¿y si se espera de esa transacción algo diferente?

Es decir, yo me comporto como adulto que soy, y espero que mi jefe se comporte de la misma forma, tratándome de adulto a adulto, y me oriente y me deje esa resposabilidad. Pero si él está acotumbrado a comportarse como padre y me dice lo que tengo que hacer, tratándome como hijo, eso no me gusta.

Estoy segura que te has sentido alguna vez en esta situación.

Por mi parte, espero de un jefe indicaciones, que se comporte como un guía indincando una dirección a seguir pero no que me lleve de la mano todo el camino ni que me vigile constantemente a ver si se descubrirlo yo solita.

Por que en el caso de que me vea perdida, soy lo suficientemente adulta para alzar la voz, reconocerlo y pedir ayuda.

¿Y tú? ¿Me cuentas si te has sentido en esta situación alguna vez?

Nota: La imagen está extraída de la keynote de Israel Alcazar en la CAS 2017

Equipos de alto rendimiento

Continuamos con el resumen de la charla de Israel Alcazar (@ialcazar) en la CAS 2017 sobre como llegar a ser un equipo de alto rendimiento. En el post anterior hemos analizado qué características debe tener un equipo para no ser solo un grupo de trabajo y qué tipos de equipos existen en base a la matriz de autoridad.

¿Qué es un equipo de alto rendimiento?

Hay muchas definiciones sobre qué es un equipo de alto rendimiento.

El concepto de alto rendimiento no es un estado, en un proceso.

Puede que no se llegue nunca ahi, pero el camino hasta conseguirlo es lo que realmente importa.

Caracteristicas de los equipos de alto-rendimiento

Lo que importa es ir evolucionando, hasta conseguir cubrir en cierto modo lo que se puede considerar un equipo de alto rendimiento, que cumple los 2 siguientes puntos:

  1. Es capaz de entregar resultados excelentes, que sean eficientes, es decir, de la mejor manera posible utilizando los menos recursos posibles y eficaces, cumpliendo el objetivo.

2. La constitución, que los miembros tenga una elevada satisfacción y motivación.

Para Israel esto segundo es básico porque si sólo te centras en los resultados y no en las personas, las interacciones entre ellas, no estas enfocado en saber si es de alto rendimiento.

Y, ¿cuándo soy un equipo de alto-rendimiento? ¿en qué tareas soy de alto-rendimiento? Porque se puede ser en algunas y en otras no, por eso Alcázar lo ve como un proceso y no un estado. Es imposible estar siempre cumpliendo todo. Si se busca eso solo genera frustración.

¿Qué se necesita para generar equipos de alto rendimiento?

  1. Objetivos claros: Misión y visión clara. Aunque estamos en un mundo incierto deben estar más o menos este establecidas aunque luego se cambien. Alcazar comenta la aproximación de Google de los OKRs, una forma de trabajar que obliga a pensar en objetivos y en como medirlos. Pero para eso se debe definir perfectamente la visión y misión del equipo a grandes rasgos.
  2. Entorno y contexto seguro: todos los miembros del equipo deben ser capaces de sentirse vulnerables. Que se pueda dar feedback o decir que no se sabe hacer algo sin que pase nada.
  3. Co-responsabilidad: responsabilidad compartida de los resultados. Esto muchas veces no se tiene.
  4. Definir bien las reglas del juego: definir los límites de trabajo porque sino se hace de forma explícita se definirán de forma implícita y eso puede que lleve a expectativas que no son reales y se genere fricción y cierto roce. Los límites en los que un equipo puede decidir, que nivel de autoridad, cuales son sus límites para realizar esa tarea, sus canales de interlocución…

En el libro de Patrick Lencioni, de “Las 5 disfunciones de un equipo”, se habla de la cohesión y las 5 cosas que se encuentran en los equipos que hacen que no se cree esta cohesión.

5 disfunciones de un equipo

Alcazar comenta que no hay que ver esta pirámide como algo secuencia, un equipo puede tener 1 o 2, o estar en el 3, ir variando…

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Tipos de equipos

Israel Alcazar (@ialcazar), da una charla en la CAS 2017 titulada “Trabajando entre equipos de alto rendimiento“. Pero antes de comenzar debemos dejar claro que características debe tener un conjunto de personas para denominarse equipo.

¿Qué es un equipo?

Alcazar empieza la charla comentando la diferencia entre equipo y grupo de trabajo, ya que mucha gente se llama equipo cuando no lo es, proponiendo la siguiente definición.

Definicion de equipo

Un equipo es un conjunto de individuos que son interdependientes en sus tareas, y que comparten responsabilidades en sus resultados y que operan dentro de los límites de una organización.

Y es que sino existe interdependencia por mucho que los miembros se sienten al lado, sino se comparten responsabilidades seguramente no se esté trabajando en un equipo.

Nos pone un ejemplo grupo de trabajo: un grupo de estudio donde se hablan de temas, se debate pero no tenemos tareas interdependientes ni responsabilidad.

Y es que antes de pensar en equipos de alto rendimiento, hay que preguntarse: ¿somos un equipo?

Alcazar comenta otra definición, en este caso de Imanol Ibarrondo (@energizol):

Definición de equipo

Donde se introduce el término confianza (red de relaciones de confianza y de alta calidad), de personas diversas (multi-disciplinaridad) y co-responsables (vuelve a aparecer el concepto de responsabilidad) a la que añade que opera dentro de los límites de una organización, ya que le parece interesante establecer límites.

Con lo cual la primera agrupación que se puede encontrar en las empresas es ser un grupo de trabajo. Si se cumplen los requisitos que se acaban de nombrar se puede pasar a ser un equipo. Y es que ya en muchos casos no se llega a eso, habiendo que trabajar el ser un equipo, a trabajar en la corresponsabilidad, el hecho de compartir…

Una vez que se tiene el equipo montado,  ¿qué suele pasar?

Normalmente existe una persona llamada jefe, líder, manager… que marca los criterios de lo que el equipo debe hacer y también suele marcar los comos, es decir, cómo el equipo debe realizar ese trabajo.

Tipos de equipos

Pero el propio equipo podría decidir sobre el cómo hacer las cosas y no sólo el manager quien decide cómo trabajar. Eso en agilidad se llama equipos auto-organizados.

Es decir, es un nivel superior en cuanto a la autonomía y la autoridad del equipo.

Y el manifiesto agile se queda un poco por aquí, pero existen niveles superiores de equipos.

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Customer Experience y Agile

Una de las charlas que no pude ver en la CAS2017 (por estar coordinando otra de las salas) y que más me ha gustado al verla, fue la titulada: “No hay mejora de Customer Experience sin Agile” de Carlos Iglesias (@CarlosTheSailor)

El secreto es que esta relación no es unidireccional y el concepto más podereoso que espera aportar, es que Customer eXperience (CX) es una palanca para permitirnos introducir la cultura agile en las organizaciones.

Ejemplo Customer Journey Map

Para que explicar la diferencia entre User Experience (UX) y CX, Carlos nos empieza realizando un customer jorney de la típica experiencia de una boda, sacando las risas del público, lo cual ya les deja con ganas de saber más.

Definición Experiencia

Posteriormente pasa a comentar la definición de Experiencia de la RAE, destacando varios aspectos:

  • El tema de sentir
  • La práctica en el tiempo, prologanda
  • Vivido por 1 persona

Y esto último lo remarca, el tema de vivido por una persona, por un individuo. Porque pasa a explicar el mismo proceso de la experiencia de una boda, pero de SU boda.

Customer Journey Map boda Carlos

Pasa a comentar un tweet de Isidro López (@islomar) leyendo un libro de Foster Wallace “This is water”:

“La misma experiencia puede significar dos cosas totalmente diferentes para dos personas diferentes, dados dos tipos diferentes de creencias y dos maneras diferentes de construir significado desde la experiencia.”

¿Qué quiere decir esto?

No tenemos un cliente, sino muchos.

Tenemos que identificar cuales son nuestros arquetipos de clientes y trabajar de forma separada cada uno, entendiendo su journey, su experiencia completa.

Customer Jorney Map

Esto se hace con un Customer Jorney Map, poniéndo Carlos el ejemplo de uno simplificado en 5 pasos: Descubrimiento (Awareness), Consideración, Compra, Servicio y Post-compra.

Customer Journey Map

En el se identifica una serie de momentos por los que pasa el cliente,  mapeando la experienca en cuanto recuerdos positivos y negativos.

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La importancia de la Actitud

Hace años que vi este vídeo de Victor Küppers sobre la importancia que tienen las actitudes en el cambio personal, y al hilo de un email que he recibido de una persona de Recursos Humanos, lo he buscado en el blog, pensando que lo había comentado ya en alguna entrada. Como es uno de los que más me han gustado, voy a hablar de él.

Victor Küppers, nos da una charla magistral sobre el concepto de la actitud (minuto 1:29) en la que además de aprender vas a pasar un buen rato.

Estamos rodeados de personas serias, correctas y profesionales pero hay otras que generan una sensación de Ole, ole y ole!!

Las personas somos como bombillas, porque trasmitimos, bombillas con patas ya que nos movemos por la vida.

Y hay personas que van a 30.000 watios y otras que van fundidas.

Todos trasmitimos algo, pero hay veces que conocemos a alguien y decimos “Ole, ole y ole!! Vaya espectáculo!”, pero hay otras que conocemos a alguien y al cabo de 3, 4 segundos, decimos: “Pues….”

Llámalo feeling, química… cómo quieras, pero trasmitimos sensaciones y captamos las sensaciones que nos trasmiten los demás.

Y es que hay una crisis espectacular de estado de ánimo.

Hay mucha gente que está desanimada, desbordada, desquiciada, hasta el coco de todo y eso hace que perdamos nuestra manera de ser.

Victor nos comenta que existe una fórmula para ver cuánto vale alguién como persona:

(C + H ) x A

La C son los conocimientos, la H, habilidad, la experiencia, pero la A, es la actitud.
Y ¿qué es lo importante de la fórmula?

Pues que la C suma, la H suma, pero la A multiplica.

La diferencia entre las personas increíbles no está ni en la C ni en la H, está en la A.

No son personas geniales porque sepan un montón o porque tienen mucha experiencia, sino por su manera de ser.

Todas las personas fantásticas tienen una manera de ser fantástica.

 Y con los jefes pasa lo mismo, de todos los que has tenido, ¿con cuál te quedarías?

La C y la H son muy importantes, como dice Küppers, no hay nada peor que un inútil muy motivado… Pero no elegimos a la gente por sus conocimientos sino por su manera de ser y era una jefa brutal por su manera de ser.

Con los amigos es más fácil, ya que nadie elige sus amigos por curriculum, los elegimos por la manera de ser. A ti te aprecian por tu manera de ser.

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Medición del impacto bajo la metodología de B Corp

El pasado miercolés asití a una formación sobre cómo medir el impacto social de una actividad, aprendiendo a desarrollar los indicadores de medición necesarios.

Gracias a la metodología de B Corporation, se ha creado un movimiento global con más de 2.200 empresas en 50 países y 130 sectores con el objetivo de crear un modelo económico más humano y sostenible.

Pablo Sánchez fue el profesor que nos explicó los conceptos de la Teoría del cambio . Y es que no sólo los gobiernos deben implusar por cambiar el sistema que está claro que no funciona, sino que las empresas y los ciudadanos somos también responsables.

b Corporation

Y es que está demostrado que existen alternativas de compañías que son viables.

Que tienen beneficios preocupándose a la vez de generar un valor para la sociedad.

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Mejorando la experiencia de usuario gracias a Soporte (I)

Inés Luna (@cuquiesp) da una charla en la Tarugoconf 2016 (a mi modo de ver espectacular) sobre lo aprendido al montar un equipo de soporte desde cero en Teambox, titulada Usuarios, clientes y animales ¿Son todos iguales? con la que me siento muy identificada por las situaciones que comenta.

Nos cuenta que ha tenido suerte de no morir en el intento ya que era la primer empleada no programadora de la compañía, así como que nunca había trabajado en una startup ni en atención al cliente.

Divide la charla en 3 fases para definir la funcion de Customer service en base del crecimiento de la compañía, ya que al ser una startup empiezan con pocos clientes hasta llegar a manejar grandes cifras (3000-4000 clientes).

1 fase: Etapa del enamoramiento

Inés comenta que en esta primera fase, estableces una relación con tus clientes, y esta tiene que ser auténtica. El problema es que no eres la unica persona que habla con tus usuarios, sino que otros equipos ventas, mkt… también lo hacen.

Soporte debe ser la voz del cliente dentro de la empresa

Pero tu eres la unica persona que se preocupa de ayudarles. El de ventas quiere vender el producto y marketing va intentar disfrazar el producto para venderles la moto de algo.

UX y soporte

Si Soporte o Call Center no acaba defendiendo al cliente, siendo su voz dentro de la empresa, se corre el riesgo de que ese servicio se hace así de segundas, como “algo que hay que tener”, generando muchos problemas (algo que sucede en muchas empresas).

En Teambox, Inés nos cuenta que realizaba standup semanales donde comparte el feedback del cliente con el quipo de desarrollo y producto lo que les permite:

  • Tener una cultura de empresa de verdad centrada en los clientes
  • Identificar puntos de ficción de los usuarios con el producto
  • Descubrir casos de uso que nadie había pensado antes en la empresa, y los usuarios usan el producto de forma diferente a la que imaginabas.

Es ir más alla de la Atención al cliente y ser la voz cantante de que es lo que les pasa a tus clientes, por qué han venido a tu producto y cuales son los problemas que tienen con él.

Lo que haces con este feedback es todo y es determinante. No es solo escuchar sus preguntas y quejas y ser empático. Lo importanque es qué haces con todo ese feedback que te dan, cómo los sistematizas y lo vuelcas dentro de tu organización para que puedas influir en el producto y en el roadmap de forma q de verdad construyas un producto que resuelve los problems de verdad de tus clientes.

Una cosa que ha implementado Ines es un espacio donde los clientes pueden compartir su feedback, votar funcionalidades, sugerir que necesitan, que expresen por que las quieren… Todo eso crea un sentimiento de comunidad en la base de usuarios donde ellos mismo se ayudan unos a otros.

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Cambiando la metodología de trabajo (o al menos intentarlo)

He trabajado en varias empresas que querían modificar su proceso de desarrollo de producto. Algunas (2013) querían implantar una nueva metodología (Agile en este caso) y otras ya la tenían, pero necesitaban un pequeño reajuste para adecuarla a su cultura de empresa.

Y es que desde mi punto de vista, cualquier metodología o proceso de trabajo tiene sus herramientas e indicaciones, pero no siempre sirven al 100%, sino que debe adaptarse a lo que la empresa necesita en ese momento.

Son una base sobre la que trabajar para encontrar el proceso que realmente funcione para cada grupo de trabajo.

En ambos casos las empresas contrataron los servicios de una persona que facilitase y guiase el cambio. En una el proceso duraba X meses, para luego la empresa continuar por su cuenta con lo aprendido, mientras que en la otra la fase de implantación duraba X meses, pero prosiguiendo después el trabajo con el facilitador.

Es decir, (o por lo menos lo que yo creo que es lo ideal) esa metodología por la que se estaba apostando no era algo cerrado, inmutable para siempre, sino que seguiría evolucionado en el tiempo.

En ambas empresas, como muchos imaginaréis, el proceso no fue sencillo.

Para mi existen 2 puntos claves en el proceso:

  1. ¿El cambio viene impuesto desde arriba o es algo en lo que todo el equipo cree y apuesta?
  2. Como en cualquier materia, la constancia y repetición son claves para hacer algo bien.

Si el cambio viene impuesto desde la dirección, va a ser muy difícil que suceda si los principales implicados no lo aprueban. El facilitador se va a encontrar con un muro muy difícil de romper, no digo que imposible, pero muy complicado.

Lo ideal es partir de una base en la que la mayor parte cree que es necesario el cambio porque lo existente no funciona. O funciona pero podría ir mejor.  Pero aun siendo algo querido por todos, cambiar unas costumbres suele ser muy complicado.

No olvidemos que estamos trabajando con personas.

Personas que pueden llevar 5, 10, 15, 20 años trabajando de una misma forma. Personas que han luchado por sacar adelante un proyecto. Personas que no se han sentido escuchadas. Personas que van agobiadas porque tienen unos plazos de entrega. Personas con un baggage emocional hacia la empresa y otros compañeros.

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Trabajo en remoto o presencial

LLevo unos 10 años trabajando en empresas de todo tipo, grandes y pequeñas, y hablando con mucha gente sobre el tema, tanto dentro como fuera de España.

Como ya he comentado en anteriores artículos creo que una buena relación entre trabajador y empresa se basa en una confianza plena. En dar ambos lo mejor de si mismos para cuidar esa relación en beneficio de ambos.

Trabajo en remotoEscritorio de bambú LILLÅSEN (IKEA)

Si no se confía en la responsabilidad del trabajador, el jefe debe estar constantemente encima, controlándolo. Qué hace, qué horario lleva… Eso a mi modo de ver, impide que la organización crezca de una forma sana, aparte de un desperdicio de recursos al tener a los managers haciendo de “padres”.

Puede que en determinados puestos de trabajo con una alta rotación tenga que ser así, pero en el sector que me encuentro quiero pensar que no.

Trabajo presencial

Para mi la mayor ventaja que tiene el trabajo presencial es la posibilidad de interactuar con las personas directamente, y la creación de equipo. No digo que no se pueda crear equipo en remoto, pero creo que cuesta más.

Y es que pese a que hoy en día la comunicación es más directa y efectiva que nunca, se pierden matices, como los correspondientes a la comunicación no verbal, que son los que transmiten mayor confianza.

El roce hace el cariño, ya lo dice el refrán

He estado en varias empresas que por tener separados a 2 departamentos en distintas planta del edificio ya no existía ese sentimiento de grupo e implicación. Y eso que eran ambos desarrolladores! Que cuando son dos departamentos diferentes, Call Center y Devs, por ejemplo, la cosa empeora (menos mal que está UX por en medio intentando que se comuniquen je je!)

Creo que se podrían haber hecho muchas cosas por intentar evitar eso, pero volviendo al tema, el estar trabajando en remoto, obliga a realizar un mayor esfuerzo de empatía por esas personas que no conoces físicamente.

Trabajo en remoto

El trabajo en remoto tiene para mi varias ventajas:

  • Acceso a los mejores profesionales allá donde estén, ya no tienes que preocuparte de buscar gente que viva en tu ciudad sino que tienes el mundo entero para buscar.
  • Evitar perder tiempo y dinero en transporte (y menos contaminación en muchos casos). Ese ahorro de tiempo repercute en una mayor calidad de vida.
  • Flexibilidad laboral. Normalmente las empresas que realizan este tipo de trabajo, al confiar en las personas, no les obligan a estar de 9:00 a 18:00 en su sitio, permitiendo que se organicen como quieran. Lo importante es que el trabajo salga.
  • Muchas veces, el estar rodeado de personas, hace que haya estímulos que interrumpen el estado de “flow” propuesto por el psicólogo Mihály Csíkszentmihályi en 1975. El estar en remoto mucha veces hace que cunda más el tiempo de trabajo al no gastarlo en distracciones no productivas.
  • Se evita que todos los trabajos se concentre en las ciudades más grandes, pudiendo vivir el trabajador donde desee. En España, hay muchas más oportunidades laborales en Madrid y Barcelona, y mucha gente se ve obligada a vivir allí si quiere prosperar profesionalmente. Esto es una serpiente que se muerde la cola, al masificarse y encarecerse estas ciudades, bajando su calidad de vida, y dejando otros núcleos vacíos.
  • Ahorro de costes para la empresa al no necesitar pagar el alquiler de un local.

Esa mayor calidad de vida y confianza, genera en los empleados una sensación de gratitud y estima hacia la empresa. Los trabajadores se vuelven leales.

Creo que funciona mucho mejor cuando todos los miembros están en remoto, pero aun así con sólo una parte también funciona, siempre que exista la cultura y las herramientas adecuadas.

¿Algunos ejemplos? Ahí van…
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