Los silos de conocimiento

Como sucede en muchas empresas lo que llaman «recursos» no son infinitos. Ya sea el dinero para marketing o los desarrolladores del equipo técnico, uno de los retos más importantes es decidir donde se tiene que poner el foco.

Ya sea una startup con limitado presupuesto o una gran empresa que puede contratar quien quiere, a veces 9 mujeres no hacen un hijo en un mes, por lo que hay que decidir qué hacer y en qué orden hacerlo.

Silos de conocimiento

En varias empresas he visto que el problema surge de los silos de conocimiento. La sabiduría, el know how, pertenecen como es lógico a aquellas personas que llevan más tiempo, siendo normalmente las más ocupadas y por ello, las que suelen hacer de embudo y tapón en la toma de ciertas decisiones.

Por ello por mucho que se disponga del poder  de aumentar el equipo, si éstos perfiles no tienen tiempo para analizar y evaluar en que dirección se debe avanzar, o si son los únicos que saben realizar ciertas acciones, la empresa tiene un problema.

Es complicado, cuando entras en la rueda diaria de las tareas planificadas del sprint en el JIRA, reuniones, fuegos que saltan de repente…. el poder sacar tiempo para ir traspasando ese conocimiento, pero es algo necesario que sino se hace a la larga va a ser peor tanto para la persona como para la empresa.

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Design Thinking

Soy muy partidaria de que cuando diferentes personas participan en la creación de un producto o se centran en la solución de un problema es cuando aparecen las mejores ideas. Ya que es imposible que una sóla persona sepa toda la información hay que aprovechar el conocimiento de todos para crear algo diferente.

Para obtener un resultado creativo y novedoso, tiene que existir cierta cantidad de caos, pero es necesario empezar por un orden.

Pero en el día a día nos olvidamos de esto, y en vez de juntar los cerebros trabajamos de forma individual, desaprovechando esos increibles recursos que son las personas que tenemos a nuestro alrededor.

Design Thinking es un método para la resolución práctica y creativa de problemas.

Ayuda a facilitar el proceso de innovación permitiendo trabajar en grupo de forma dinámica, comunicativa y eficiente hablando el mismo idioma y sin tener en cuenta egos, ni posiciones jerárquicas e involucrando a todo el mundo de la misma forma.

Trabajando de forma dinámica y positiva

Gracias al poder de la escritura y el dibujo todo el mundo tiene oportunidad de aportar sus conocimientos de la misma forma. Logra evitar que siempre hablen los mismos, poniendo al mismo nivel todas las ideas e integrando el conocimiento de todos en el trabajo común.

Cuando alguien habla, solo esa persona tiene el poder en ese momento.

Si en vez de hablar, se escriben las ideas en dibujos o etiquetas, todo el mundo trabaja a la vez, construyendo algo de forma conjunta. Además se evita el bias del poder de la oratoria e influenciar en otras personas aunque sea una mala idea.

Al escribir la idea deja de ser de la persona pasando al grupo.

El hecho de dibujar o escribir dinamiza la actividad, ya que es más entretenido que estar escuchando a una persona. Y es que la capacidad de atención del ser humano es limitada, siendo cada vez menor.

Design Thinking

Workshop de Design Thinking usando Manual Thinking

Además al ordenar las etiquetas o post-its nos movemos, cambiando el equipo de forma constante de posición y postura, tanto de forma mental como física.

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Análisis transaccional

Israel Alcázar comenta en su charla de la CAS 2017 que al descubrir el concepto de análisis transaccional comprendió muchas de las relaciones que veia entre las personas cuando las analizaba en el ámbito laboral.

Las relaciones entre las personas en las estructuras jerárquicas funcionan como relaciones padre-madre-hijo. En la que el jefe es la figura de autoridad y se comportan con él como si lo hicieran con sus padres.

Análisis transaccional

Y desde el punto de vista del jefe, se ve al colaborador como el hijo, al que hay que decirle lo que tiene que hacer porque es lo mejor para el y preguntarle a ver como va, porque no te fías…

Esto en el fondo es una disfunción porque hace que las personas no sean autónomas o responsables para hacer su propio trabajo.

Es un sistema que viene del psicoanálisis desarrollado en los años 50 y que básicamente trata de que con un lenguaje sencillo las personas tengan esa autonomía o responsabilidad. Algo que en principio todos somos capaces de tener a no ser que se tenga alguna enfermedad psicológica.

El análisisis transaccional establece que en estas relaciones, el yo, la persona, se puede comportar de 3 modos diferentes, como padre, como adulto o como niño. Y que la otra persona con la que se interacciona, con la que se establece la relación, le pasa exactamente igual, asumiendo uno de estos roles.

El problema viene cuando en la relación con la otra persona, por ejemplo con mi jefe, yo me comporto como hijo, esperando que mi jefe se comporte como padre. Si lo hace, hay un matching, y no ocurre nada, todo el mundo se ha comportado como se esperaba.

Pero, ¿y si se espera de esa transacción algo diferente?

Es decir, yo me comporto como adulto que soy, y espero que mi jefe se comporte de la misma forma, tratándome de adulto a adulto, y me oriente y me deje esa resposabilidad. Pero si él está acotumbrado a comportarse como padre y me dice lo que tengo que hacer, tratándome como hijo, eso no me gusta.

Estoy segura que te has sentido alguna vez en esta situación.

Por mi parte, espero de un jefe indicaciones, que se comporte como un guía indincando una dirección a seguir pero no que me lleve de la mano todo el camino ni que me vigile constantemente a ver si se descubrirlo yo solita.

Por que en el caso de que me vea perdida, soy lo suficientemente adulta para alzar la voz, reconocerlo y pedir ayuda.

¿Y tú? ¿Me cuentas si te has sentido en esta situación alguna vez?

Nota: La imagen está extraída de la keynote de Israel Alcazar en la CAS 2017

Equipos de alto rendimiento

Continuamos con el resumen de la charla de Israel Alcazar (@ialcazar) en la CAS 2017 sobre como llegar a ser un equipo de alto rendimiento. En el post anterior hemos analizado qué características debe tener un equipo para no ser solo un grupo de trabajo y qué tipos de equipos existen en base a la matriz de autoridad.

¿Qué es un equipo de alto rendimiento?

Hay muchas definiciones sobre qué es un equipo de alto rendimiento.

El concepto de alto rendimiento no es un estado, en un proceso.

Puede que no se llegue nunca ahi, pero el camino hasta conseguirlo es lo que realmente importa.

Caracteristicas de los equipos de alto-rendimiento

Lo que importa es ir evolucionando, hasta conseguir cubrir en cierto modo lo que se puede considerar un equipo de alto rendimiento, que cumple los 2 siguientes puntos:

  1. Es capaz de entregar resultados excelentes, que sean eficientes, es decir, de la mejor manera posible utilizando los menos recursos posibles y eficaces, cumpliendo el objetivo.

2. La constitución, que los miembros tenga una elevada satisfacción y motivación.

Para Israel esto segundo es básico porque si sólo te centras en los resultados y no en las personas, las interacciones entre ellas, no estas enfocado en saber si es de alto rendimiento.

Y, ¿cuándo soy un equipo de alto-rendimiento? ¿en qué tareas soy de alto-rendimiento? Porque se puede ser en algunas y en otras no, por eso Alcázar lo ve como un proceso y no un estado. Es imposible estar siempre cumpliendo todo. Si se busca eso solo genera frustración.

¿Qué se necesita para generar equipos de alto rendimiento?

  1. Objetivos claros: Misión y visión clara. Aunque estamos en un mundo incierto deben estar más o menos este establecidas aunque luego se cambien. Alcazar comenta la aproximación de Google de los OKRs, una forma de trabajar que obliga a pensar en objetivos y en como medirlos. Pero para eso se debe definir perfectamente la visión y misión del equipo a grandes rasgos.
  2. Entorno y contexto seguro: todos los miembros del equipo deben ser capaces de sentirse vulnerables. Que se pueda dar feedback o decir que no se sabe hacer algo sin que pase nada.
  3. Co-responsabilidad: responsabilidad compartida de los resultados. Esto muchas veces no se tiene.
  4. Definir bien las reglas del juego: definir los límites de trabajo porque sino se hace de forma explícita se definirán de forma implícita y eso puede que lleve a expectativas que no son reales y se genere fricción y cierto roce. Los límites en los que un equipo puede decidir, que nivel de autoridad, cuales son sus límites para realizar esa tarea, sus canales de interlocución…

En el libro de Patrick Lencioni, de “Las 5 disfunciones de un equipo”, se habla de la cohesión y las 5 cosas que se encuentran en los equipos que hacen que no se cree esta cohesión.

5 disfunciones de un equipo

Alcazar comenta que no hay que ver esta pirámide como algo secuencia, un equipo puede tener 1 o 2, o estar en el 3, ir variando…

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Tipos de equipos

Israel Alcazar (@ialcazar), da una charla en la CAS 2017 titulada «Trabajando entre equipos de alto rendimiento«. Pero antes de comenzar debemos dejar claro que características debe tener un conjunto de personas para denominarse equipo.

¿Qué es un equipo?

Alcazar empieza la charla comentando la diferencia entre equipo y grupo de trabajo, ya que mucha gente se llama equipo cuando no lo es, proponiendo la siguiente definición.

Definicion de equipo

Un equipo es un conjunto de individuos que son interdependientes en sus tareas, y que comparten responsabilidades en sus resultados y que operan dentro de los límites de una organización.

Y es que sino existe interdependencia por mucho que los miembros se sienten al lado, sino se comparten responsabilidades seguramente no se esté trabajando en un equipo.

Nos pone un ejemplo grupo de trabajo: un grupo de estudio donde se hablan de temas, se debate pero no tenemos tareas interdependientes ni responsabilidad.

Y es que antes de pensar en equipos de alto rendimiento, hay que preguntarse: ¿somos un equipo?

Alcazar comenta otra definición, en este caso de Imanol Ibarrondo (@energizol):

Definición de equipo

Donde se introduce el término confianza (red de relaciones de confianza y de alta calidad), de personas diversas (multi-disciplinaridad) y co-responsables (vuelve a aparecer el concepto de responsabilidad) a la que añade que opera dentro de los límites de una organización, ya que le parece interesante establecer límites.

Con lo cual la primera agrupación que se puede encontrar en las empresas es ser un grupo de trabajo. Si se cumplen los requisitos que se acaban de nombrar se puede pasar a ser un equipo. Y es que ya en muchos casos no se llega a eso, habiendo que trabajar el ser un equipo, a trabajar en la corresponsabilidad, el hecho de compartir…

Una vez que se tiene el equipo montado,  ¿qué suele pasar?

Normalmente existe una persona llamada jefe, líder, manager… que marca los criterios de lo que el equipo debe hacer y también suele marcar los comos, es decir, cómo el equipo debe realizar ese trabajo.

Tipos de equipos

Pero el propio equipo podría decidir sobre el cómo hacer las cosas y no sólo el manager quien decide cómo trabajar. Eso en agilidad se llama equipos auto-organizados.

Es decir, es un nivel superior en cuanto a la autonomía y la autoridad del equipo.

Y el manifiesto agile se queda un poco por aquí, pero existen niveles superiores de equipos.

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La II Guerra Mundial, Japón y su importancia en la UX

Últimamente he estado leyendo mucho sobre Lean, Agile, Scrum, Kaizen… Y bastantes términos y artículos mencionan Japón, viniendo en muchos casos relacionados con su rápido resurgimiento después de la destrucción que vivió durante la Segunda Guerra Mundial.

Por ejemplo, el framework Scrum fue creado por Ken Schwaber y Jeff Sutherland directamente después de la publicación de Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi de «The New New Product Development Game» en 1986, en la Harvard Business Review (HBR).

Pues bien, Nonaka fue contratado por el gobierno japonés después de la Segunda Guerra Mundial para ayudar a analizar por qué perdieron la guerra.

Otro ejemplo más relacionado con la UX o Experiencia de Usuario es el caso de W. Edwards Deming y su sistema de medios para generar de forma sostenible y económica productos y servicios que satisfagan los requerimientos del cliente (¿te suena?)

William Edwards Deming

Como consecuencia de la II Guerra Mundial, Japón estaba muy dañado, a pesar de diferentes cómites de los países aliados, no había grandes mejoras.

La situación era grave ya que no podía producir la sufciente comida para alimentar a la población, y no podían exportar bienes para ganar dinero para comprar alimentos, ya que la producción industrial era muy mala (patrimonio negativo).

El Dr. Deming (1900-1993) ingeniero y consultor de gestión estadounidense, fue invitado por el directore ecutivo de la a Unión de Científicos e Ingenieros Japonenes, JUSE (Japanese Union of Scientists and Engineers), Qenichi Qoyanagi, para que les diera a los investigadores, líderes empresarios e ingenieros, una serie de conferencias sobre métodos de control de calidad y sus teorías de gestión en agosto de 1950 en Tokyo (Hakone Convention Center).

En ellas animaba a los japoneses a producir con calidad, siguiendo el método de realizar una investigación y mirar a futuro para producir bienes que tuvieran mercado durante mucho tiempo. Al finalizar el verano, había llegado a le gerencia de la mayoría de las grandes compañías, como Sony.

Muchos consideran que Deming fue una de las inspiraciones del milagro económico japonés de posguerra (1950 a 1960) al influenciar con sus ideas la forma de trabajar, entre ellas:

  • Mejorar el diseño de los productos para mejorar el servicio
  • Conseguir el mejor nivel uniforme de calidad de producto
  • Mejorar las pruebas de productos en el lugar de trabajo y en los centros de investigación
  • Aumentar las ventas gracias a los mercados secundarios (glbales)

En resumen el mensaje a los líderes japoneses fue que si invertían en calidad e investigación, la mejora en el diseño y la calidad a la larga reduciría los gastos al tiempo que aumentaría la productividad y la cuota de mercado.

Varios fabricantes japoneses aplicaron sus técnicas y experimentaron niveles de calidad y productividad desconocidos hasta el momento. Combinando el aumento de calidad junto con un coste reducido creó una nueva demanda internacional de productos japoneses.

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La importancia de la Actitud

Hace años que vi este vídeo de Victor Küppers sobre la importancia que tienen las actitudes en el cambio personal, y al hilo de un email que he recibido de una persona de Recursos Humanos, lo he buscado en el blog, pensando que lo había comentado ya en alguna entrada. Como es uno de los que más me han gustado, voy a hablar de él.

Victor Küppers, nos da una charla magistral sobre el concepto de la actitud (minuto 1:29) en la que además de aprender vas a pasar un buen rato.

Estamos rodeados de personas serias, correctas y profesionales pero hay otras que generan una sensación de Ole, ole y ole!!

Las personas somos como bombillas, porque trasmitimos, bombillas con patas ya que nos movemos por la vida.

Y hay personas que van a 30.000 watios y otras que van fundidas.

Todos trasmitimos algo, pero hay veces que conocemos a alguien y decimos «Ole, ole y ole!! Vaya espectáculo!», pero hay otras que conocemos a alguien y al cabo de 3, 4 segundos, decimos: «Pues….»

Llámalo feeling, química… cómo quieras, pero trasmitimos sensaciones y captamos las sensaciones que nos trasmiten los demás.

Y es que hay una crisis espectacular de estado de ánimo.

Hay mucha gente que está desanimada, desbordada, desquiciada, hasta el coco de todo y eso hace que perdamos nuestra manera de ser.

Victor nos comenta que existe una fórmula para ver cuánto vale alguién como persona:

(C + H ) x A

La C son los conocimientos, la H, habilidad, la experiencia, pero la A, es la actitud.
Y ¿qué es lo importante de la fórmula?

Pues que la C suma, la H suma, pero la A multiplica.

La diferencia entre las personas increíbles no está ni en la C ni en la H, está en la A.

No son personas geniales porque sepan un montón o porque tienen mucha experiencia, sino por su manera de ser.

Todas las personas fantásticas tienen una manera de ser fantástica.

 Y con los jefes pasa lo mismo, de todos los que has tenido, ¿con cuál te quedarías?

La C y la H son muy importantes, como dice Küppers, no hay nada peor que un inútil muy motivado… Pero no elegimos a la gente por sus conocimientos sino por su manera de ser y era una jefa brutal por su manera de ser.

Con los amigos es más fácil, ya que nadie elige sus amigos por curriculum, los elegimos por la manera de ser. A ti te aprecian por tu manera de ser.

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Realidad Virtual y Diversidad Funcional

Ayer en Las Naves fue el primer encuentro de una serie de 3 que se van realizar en torno a la realidad virtual para abordar diferentes problemáticas o retos sociales a los que esta tecnología puede dar respuesta, organizados porCol·lab, en este caso sobre Realidad virtual y Diversidad Funcional.

Durante la primera parte del evento, César Mari Jefe de sección de la Oficina Municipal de Atención a la Diversidad (OMAD) nos expuso cifras sobre la evolución en la ciudad de Valencia de los casos de diversidad funcional, haciendo un repaso de los principales problemas que se encuentran por tipo de diversidad, y por área (educación, sanidad…).

Y es que las cifras asombran. De los 791.632 habitantes de Valencia, 120.767 presentan algún tipo de diversidad funcional (cifras de 2016).

Un 15,25% de la población de la ciudad de Valencia presenta algún tipo de diversidad funcional

El mayor grupo de personas se encuentra situado en la franja de 45-65 años, un 32,77%, personas que aun les quedan muchos años por delante, y cuya calidad de vida se ve afectada.

Realidad virtual

Marcos Fernandez, Director de ARTEC y profesor de la Universidad Politécnica de Valencia, quien lleva desde el año 92 trabajando en desarrollar aplicaciones de realidad virtual, dio un repaso a la evolución de la tecnología, resaltando sabiamente que hay que lo complicado es entender para qué podemos usar estas tecnologías.

La tecnología es si, no resuelve problemas. Es una herramienta que hay que saber usar.

Posteriormente hubo una mesa redonda con Elena Olmo, coordinadora de NeuroEducation en LENI Lab (@LabLENI) de la Universidad Politécnica de Valencia, Borja Pérez, Doctor en Fisioterapia, y 2 integrantes de la compañía Nesplora (Maite, psicóloga y Marco, comercial) quienes explicaron sus diferentes proyectos y comentaron varios aspectos y limitaciones de estas tecnologías.

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Kanban

Kanban es un método que muestra como el trabajo se desarrolla.

Kanban es un método de gestión del trabajo, no de personas.

Permite que se tenga un entendimiento compartido del trabajo realizado, incluyendo las reglas por las cuales se efectúa el trabajo, cuántas tareas se pueden manejar en un determinado periodo de tiempo y como regularmente se entrega algo acabado a los clientes ya sean internos o externos.

El objetivo es que una vez que se llega a este entendimiento se pueda empezar a mejorar.

Sabremos predecir mejor como funciona el equipo (o nosotros mismos) y trabajar a un ritmo más sostenible. Se incrementa la colaboración y la comunicación, lo que consigue productos de mayor calidad. La empresa entera se alinea, consiguiendo realizar objetivos estratégicos.

Kanban

Imagen de Jira, programa de Atlassian usado para visualizar el estado del trabajo

Las personas llegan a ser más independientes porque desarrollan una comprensión innata del riesgo que conlleva la gestión. Kanban consigue que la gente adquiera compromiso y un conocimiento del flujo de trabajo, lo que lleva a aumentar la agilidad.

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Falacias, sesgos y engaños

Os dejo la Keynote de la presentación en el UXSpain 2017 celebrado en Gijón de Luis Arnal‏ (@luisarnal) que no tiene desperdicio.

Luis nos cuenta ejemplos de cómo los diseñadores usan (a menudo inconscientemente) los principios de la economía del comportamiento para diseñar interfaces.

Black UX: sesgos, falacias y engaños

Imagen extraida de la keynote de Luis Arnal

Como diseñadores tenemos que darnos cuenta de la responsabilidad que tenemos con cada decisión de diseño que tomamos, ya que tienen un impacto en la forma en que las personas interactúan con los sistemas.

Arnal comenta que necesitamos diseñar de una manera más consciente para integrar los sesgos y las falacias cognitivas en las interacciones que creamos, poniendonos ejemplos de cada caso.

Si quereis ver algún resumen más del UXSpain 2017 os dejo aquí el enlace.