2020

Consejos para tener reuniones en remoto productivas

Debido al Covid, hemos pasado de trabajo presencial a trabajo remoto en cuestión de horas. Para muchos no ha significado nada, ya que teníamos el equipo distribuido, y era nuestra forma habitual de trabajar (estamos repartidos entre Ainsa, Jaca, Zaragoza, Madrid, Barcelona, Argentina….) , pero para mucha gente ha sido un pequeño caos.

Como podéis ver por la curva de Google Trends se aprecia un gran pico en las búsquedas de software para comunicarse de forma remota a partir del 15 de marzo, fechas de los primeros eventos del Covid en el mundo occidental:

Tendencias trabajo remoto

En general, nos podemos encontrar las siguientes tipos de reuniones o eventos:

  1. Reunión operativa: Predominante el factor unidireccional, reunión que alguien lidera y cuenta y el resto escucha (pudiendo haber preguntas conversación)
  2. Sesión de trabajo: hay un propósito concreto y se va a construir algo de forma conjunta.
  3. Webinar/Formación: evento uni-direccional a nivel formación.
  4. Cofee-reunión informal: aquella reunión en la que se junta el equipo para hablar de cualquier cosa que no sea trabajo, para tener un momento de distensión y seguir haciendo equipo.

El poder trabajar en remoto tiene una serie de enormes beneficios, como poder distribuir mejor tu tiempo asi como empresa ahorro en gastos de oficinas, y poder acceder a los mejores profesionales, da igual donde se encuentren.

Pero no hay que olvidar que algunas cosas pueden resultar más difíciles que de forma presencial, sobre todo sino estamos acostumbrados, como el establecer vínculos entre los miembros del equipo o conseguir una buena comunicación. Este post quiere darte una serie de consejos para realizar las mejores reuniones en remoto y aumentar su productividad. Tanto si ya trabajabas asi, como sino, seguro que algo aprendes, y tu equipo lo agradecerá 😉

Trucos para antes de la reunión

Como en cualquier reunión presencial, en remoto también es importante la preparación previa para facilitar que se va a ver, si alguien tiene que prepararse información que tenga tiempo para ello o, si viendo los temas, es necesario que todos los convocados asistan. Nosotros para las reuniones semanales de las diferentes células, tenemos un documento online, donde unos días antes, cada célula pone los temas que cree relevante compartir.

Algo similar en el caso de que la reunión sea para tratar temas no definidos (por ejemplo, esto yo lo he visto en reuniones globales con toda la empresa), una buena idea es abrir un espacio (por ejemplo, un Trello) antes para apuntar que temas se quieren hablar o tratar, y asi el moderador, puede revisar esas temáticas, agruparlas… Con esto se gana que la gente que va a la reunión sepa cuales son los temas que se van a tratar y considerar si le conviene asistir a esa reunión y/o complementar información a través de comentarios. Permite además mantiene el foco y se evita la dispersión, y que la gente gaste su tiempo en reus que no le aportan nada.

Importante al inicio: todo el mundo con el mute puesto pero con la cámara encendida.

Explicar la herramienta se va a usar al inicio de la reu si no están acostumbrados es buena idea, o incluso indicar unos tips en la convocatoria. Algunas sugerencias: que se renombren con su nombre real y no unas iniciales, donde esta el chat, donde pueden ver los participantes, o cambiar de forma de visualización…

Durante la reunión

El asignar roles delegados, de Alain Cardon, se puede usar tanto en presencial como en remoto. Cuando se comienza una reunión, durante los 5 primeros minutos, se decide quien va a ser:

  • el moderador: quien se encarga del turno de palabra, en remoto también de la herramienta, puede ir generando salas…
  • el recolector: que toma notas o recopila información, ideas en 1 solo sitio. Si hay demasiado info pueden ser varias personas.
  • el guardian del tiempo: que marque de vez en cuando cuanto tiempo llevamos, cuanto tiempo nos queda
  • el impulso de decisiones: ayuda cuando pierdes foco o se empieza a divagar, que alguien este pendiente y diga cosas como: «Bueno pues con esto que hacemos, o cual es el siguiente paso» y asi agilice el proceso de tomar una decisón, y no caer en las famosas disfunciones de un equipo de falta de compromiso o evitar responsabilidades.

Estos roles los puede tener una sola persona pero es difícil estar atento a todo, y mejor delegarlos. Cuando la organización esta acostumbrada, en 2 minutos se tienen auto-asignados, eligiéndolos el equipo. Es buena idea que vayan turnándose para que así todo el mundo conozca cada uno y se siente en el papel de los demás.

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Cómo trabajar (y que evitar) con OKR

En el anterior post, hablábamos del origen de los OKR y sus beneficios. Marc Oliveras (@moxiol), CTO de Tiendeo, nos cuenta su forma de trabajarlos:

  1. Establecer de forma conjunta la misión de la organización
  2. Mediante co-creación e iteración trabajar 2-3 objetivos por equipo
  3. Definir de 3 a 5 Key Results, incluso menos, ya que supone demasiada burocracia.
  4. Definir OKR anuales (aspiracionales) y trimestrales.
  5. Priorizar los objetivos, sino se llega que se haga el más importante primero
  6. Revisar de forma constante para asegurar conseguir el 70-80%
  7. Puede haber linked goals (objetivos unidos). Es conveniente hacer sesiones específicas para ver cómo mejorarlos.
  8. Asegurar espacio para la mejor continua
  9. Crear espacios de feedback

En un evento, mediante unas dinámicas con toda la empresa, construyen entre todos una frase que defina la visión, posteriormente revisada por los fundadores. De ahi sacan 3-5 objetivos aspiracionales (que no se miden) junto con una explicación de cada uno.

En las primera semana de cada quarter, se definen los objetivos de forma colaborativa bajo unas directrices globales.

En Tiendeo tienen muy implantado el trabajo colaborativo, empleando distintas dinámicas para trabajar, tomar las decisiones de forma conjunta. Por ello para establecer los objetivos de un equipo, están sus miembros, puede estar el CTO, el PO, un founder…. usando diferentes técnicas de Design Thinking, o talleres de descubrimiento, co-creación…. Lo importante es generar un debate abierto, creando esa colección de objetivos y las varas de medir que son los KRs.

Las soluciones se han de generar cerca del problema.

En otras empresas, para evitar que vengan marcados desde arriba (que ya sabemos que a las personas no nos gusta que nos den ordenes y además no fomenta el sentido de responsabilidad), Marc comenta que puede estar bien hacer una serie de dinámicas para crearlos entre todos, pero siempre revisados por la dirección.

Ejemplo de 2 Objetivos de un equipo con 2 y 3 Key Results:

Cada semana, los jueves se reunen 1 hora (FollowUp, rombo azul), realizando un seguimiento a las iniciativas o tareas que procuran que no duren más de 3 semanas.

Una vez al mes (rombos de color rojo, FollowKR) revisan los resultados, los KRs. Estas reuniones de seguimiento se hacen con todos los equipos, yendo de cada uno el PO (product owner) y otra persona técnica, pero eso lo decide cada equipo. De ahi se obtiene un resumen que se envía a toda la empresa.

En estas reuniones semanales, revisan con representantes de otros equipos para que no hay colisiones, pudiendo eso si, haber objetivos linkados entre 2 equipos. En las reuniones, les ponen un foco especial para vigilar que no haya colisiones o dependencias.

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OKR

Creo en el trabajo por objetivos. Sobre todo me gusta porque cuando está todo el proceso bien definido, se crea una conexión enorme entre cada persona del equipo con la empresa, al saber cual es su función y cómo colabora para conseguir juntos (en equipo) los retos globales de la compañía.

Como comenta Marc Oliveras (@moxiol), CTO en Tiendeo, los OKR son una buena forma de trabajar por objetivos, entendiéndolos como un marco adaptativo a la empresa, su contexto…

Lo difícil no es usar OKR, sino cambiar el chip a trabajar por objetivos.

Marc Olveras

Desde que se popularizaron, son usados por muchas empresas, pero lo que habitualmente sucede es que hay un mal planteamiento de cómo utilizarlos. Por ello si puedes, mejor conseguir la ayuda de un experto para que te oriente como implementarlos.

Origen OKR

Aunque muchos piensan que nacieron en Google esto no es así. En la década de los 70, Andy Growe, presidente y CEO de Intel, los comenzó a usar como parte de una evolución del proceso conocido como Management by Objectives. Los OKR ayudaron a Intel a establecer las prioridades y alinear los objetivos de Intel hacia un objetivo común, en un momento que estabn luchando contra Motorola por el mercado de los microprocesadores.

Años más tarde, en 1999, después de que John Doerr se empapará de su uso en Intel, que les contó a los fundadores de Google el concepto. Si te gusta como a mi saber un poco de historia y de donde vienen las cosas, en el libro de Doerr «Measure What Matters» puedes aprender más.

De forma rápida, un resumen de lo que son los OKR:

  • Objective Key Results:
    • Objetive: más inspiracional o un verbo > conseguir «aumentar» un 30% en ventas)
    • Key Results: lo que te marca el camino
  • 3 niveles: individual, equipo y organización
  • Temporalidad: trimestral y anual. Poner objetivos anuales, planificando lo que vas a hacer durante un año, es totalmente anti-agile, por lo que Marc recomienda que sean solo a modo inspiración, guía… o introducirlo dentro de la misión.

Es importante diferenciarlo con los KPI. Un OKR no es un snapshot temporal, puntual, sino que el % es una medida del progreso de si estamos acertando con la definición del objetivo o tenemos la capacidad para cumplirlos.

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«Ahá moment” y el “Wow Effect”

Hay dos momentos clave durante la primera experiencia con nuestro producto que nos ayudarán a conseguir que los usuarios se enganchen: el «Ahá Moment o Eureka Effect» y el «Wow Effect«.

En ambos momentos, se trata de “jugar” con las expectativas y emociones del usuario sobre nuestra aplicación, regalar su ego y diseñar momentos para sorprender al usuario.

Y es que la sorpresa, es una emoción super potente para crear vínculos emocionales durante el aprendizaje de un producto. Cuando usando alguna aplicación te ha gustado algo, o has sentido un subidón, eso ha sido diseñado aposta para que lo experimentes asi.

«Ahá moment» o «Ahhhhh»

Es también conocido como «Eureka Moment» debido a la historia sobre el griego Arquímedes. En ella un local le pide que le dijera si una corona era de oro puro. Estando en una baño público, Arquímedes notó que el agua se desplazaba cuando su cuerpo se metía, pero lo que es más importante, que el volumen de agua desplazada era igual al volumen de su cuerpo sumergido en el agua.

En ese momento supuestamente saltó y corrió a casa desnudo, gritando εὕρηκα (eureka, «¡Lo he encontrado!»), ya que había descubierto cómo medir el volumen de un objeto irregular, resolviendo así el problema del rey.

Como ves se refiere al momento que seguramente has vivido muchas veces en el que comprendes algo, que hasta ese instante parecía un misterio. En ese momento nuestro ego está elevado, nos creemos Dios, lo que nos llena de satisfacción.

No es fácil conseguir esto en los usuarios, por lo que diseñar es «Ahá moment» es un arte. Te cuento un pequeño truco:

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First User Experience (FUX) y onboarding

Estamos diseñados para estar alerta ante una situación novedosa. También y aunque no nos demos cuenta, emitimos juicios de valor a todo velocidad. En cuestión de segundos decidimos si nos cae bien alguien o no.

Por eso es muy importante que en esa primera cita del usuario con nuestro servicio o producto, en esos primeros minutos que nos dedica, le causemos la mejor impresión.

Solo se puede dar una buena primera impresión.

Los primeros minutos son oro puro, seguramente nunca tendremos tanta atención por su parte, con todos los sentidos en averiguar que hacemos, qué somos, que le ofrecemos…

Y es que si un usuario no entiende “qué hace” nuestro producto no va a volver, no la va a usar y por supuesto nunca va a comprar.

Diseñando un buen onboarding

El usuario llega a nosotros con un dolor, una necesidad que tenemos que resolver de la mejor forma posible. Por ello, y más cuando nuestro producto es más complejo, es muy importante diseñar un buen proceso de onboarding (proviene del inglés significando «incorporación», «embarcar», «a bordo»)

Debemos llevar al usuario en brazos para enseñarles las acciones más importantes de nuestro producto. No es lo mismo un producto de ocio que uno profesional, pero en general, cuanto más rápidas y sencillas sean de aprender, menos dolorosa será la curva de aprendizaje y más dispuesto estará a seguir profundizando en él.

Así mismo, lo ideal es que estás acciones sirvan como gancho para que quiera volver a usarlo. Por ejemplo, si en Twitter escribe su primer tweet, y alguien le da a me gusta o lo retuitea, le mandaremos un email diciéndoselo para que tenga curiosidad y vuelva a entrar a ver qué ha pasado.

Es como un partido de tenis, donde mediante acciones, te vas pasando la pelota con el usuario. Si en algún momento no te responde es que has perdido.

Construye un buen onboarding

  1. Genera confianza: elimina aquellos elementos que a primera vista puedan molestar al usuario, pregunta a 10 personas que miren tu producto durante unos segundos a ver si lo entienden.
  2. Acentúa lo importante: ¿Qué quieres que haga el usuario?
  3. Elimina barreras: ¿Qué quieres que no haga?
  4. Simplifica etapas: hazlo lo más sencillo posible, menos pasos para que el usuario perciba valor mejor, ¿necesitas pedirle esa dato en este momento tan mágico?

Si tu proceso es complejo o tienes muchas acciones, céntrate solo en las más importantes. Normalmente hay una «Key action» que queremos que haga si o si (por ejemplo en Twitter es que sigan a otras personas).

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Comunicación NoViolenta y sus beneficios

Lo próximo que diga cambiará su vida

Esta frase leída en el libro de Marshall B. Rosenberg de «Comunicación NoViolenta, un lenguaje de vida» me ha marcado profundamente. Y es que tenemos que tener cuidado con lo que decimos, tanto a nosotros mismos como al resto de personas con las que interactuamos, ya que la comunicación juega un papel esencial a la hora de conectar y ser compasivos.

La CNV nos prepara para observar con atención y ser capaces de identificar las conductas y situaciones que nos afectan, es decir, tener autocontrol, una de las claves de la inteligencia emocional de la cual hemos hablado bastante en el blog.

Gracias a ella llegamos a percibirnos a nosotros mismos y a los demás, asi como nuestras relaciones bajo una nueva luz.

Cuando observamos, sentimos y sabemos expresar qué necesitamos, en lugar de diagnosticar y juzgar, descubrimos nuestra propia compasión, promoviendo el respeto, la atención y la empatía, generando un mutuo deseo de dar desde el corazón.

4 componentes de la Comunicación NoViolenta

La CNV se compone de 4 componentes que debemos poner en práctica tanto al expresarnos como al recibir información:

  1. Observación: hay que observar lo que sucede en la situación sin hacer juicios ni evaluaciones, simplemente mirando lo que pasa.
  2. Sentimiento: lo que hemos observado nos influirá para que nos sintamos de una forma u otra. Tenemos que profundizar en nosotros mismos para detectar qué sentimiento es.
  3. Necesidades: Bajo estos sentimientos que notamos en nosotros mismos o en la persona que nos está diciendo algo se encuentra una necesidad.
  4. Petición: pedimos para enriquecer nuestras vida y la de quienes nos rodean, no exigiendo, y diciéndolo de la forma más clara y directa posible.

Escuchando con empatía

Pero la CNV no se aplica solo en nuestra expresión honesta, sino que los 4 componentes también se aplican en la escucha, llamándose al proceso recepción empática.

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El sutil arte de que (casi todo) te importe una mierda

Dentro del momento que vivimos, al tener más tiempo para leer post o ver conferencias, me ha dado por comprarme libros que nombran que me parecen interesantes.

Las temáticas han sido muy variadas: comunicación no violenta, inteligencia emocional, lean, manager, diseño de producto, diseño….

Hoy voy a hablar de «El sutil arte de que (casi todo) te importe una mierda» de Mark Manson, un libro que entraría en la categoría de autoayuda, y que cuando lo postee en instagram varias personas me dijeron que no estaba mal.

Según Manson, cuando todo te importa demasiado, sientes que todo debe ser exactamente de la forma que tu quieres. Verás cada adversidad como una injusticia, cada reto como un fracaso… Por ello debemos ser conscientes de a qué decidimos darle importancia, priorizando lo que nos importa en base a nuestros valores personales.

Nuestras emociones nunca duran. Lo que sea que nos hace felices hoy, no nos hará felices mañana, porque nuestra biología siempre necesita algo más.

Mark Manson

De lectura rápida, y como otros libros de este estilo que he leído (¿no os parecen que todos hablan de lo mismo pero con otras palabras?) no es que haya cambiado mi forma de ver el mundo, o que haya descubierto el secreto de la eterna felicidad (spoiler: no existe tal cosa) pero me gustaría hacer un pequeño resumen de los puntos que he encontrado más interesantes.

Remarcar que igual que me encantan las teorías que se demuestran con datos, me han gustado especialmente las historias de ciertas personas que pone como ejemplo: Charles Bukowski, Buda, Willian James padre de la psicología estadounidense, Dave Mustaine de Megadeth, Pete Best (ex-Beatle) , Ernest Becker (ganador de un Pulitzer por «La negación de la muerte«) o Hiroo Onoda (un guerrero japonés de la segunda guerra mundial) entre otros.

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Cultura del positivismo y del querer más y más

Leyendo «El sutil arte de que (casi todo) te importe una mierda» de Mark Manson, me ha gustado esta reflexión que hace sobre la era de positivismo que estamos viviendo. Y es que parece que nuestra cultura se haya obsesionada a expectativas positivas, pero poco realistas: se más feliz, se más sano, más inteligente, siempre brilla el sol…

En estos momentos del corona virus, encerrados en casa, si te metes en alguna red social, parece que sino eres expert@ en hacer galletas, tartas de queso, o sino practicas yoga, o alguna rutina para tener los abdominales perfectos para cuando nos dejen volver a salir, no estás aprovechando tu tiempo.

Nos bombardean con mensajes de que el camino para una vida mejor es más y más (hello capitalismo). Todo tiene que importarnos, pero en realidad remarcan lo que carecemos, apuntando directamente a lo que consideramos nuestras deficiencias o fracasos personales.

Esta fijación con lo positivo, solo sirve para recordarnos constantemente lo que no somos, lo que nos falta, lo que debimos ser, pero nunca llegamos a convertirnos.

Una persona feliz de verdad, simplemente lo es.

Mark Manson

No siente la necesidad de decírselo cada día. O lo eres o no lo eres.

Madurando

Hace un año tomé la decisión de irme a vivir a la montaña, a un pequeño pueblo del Pirineo aragonés llamado Aínsa. Era un sueño de juventud que siempre había querido, aunque un poco distinto (de joven la idea era pasar un año currando en pistas de esquí, muy cool, eh?).

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Diseño estratégico en tiempos de trauma

Os quiero poner el enlace a la genial charla que dio César Astudillo sobre diseño estratégico en tiempos de crisis ofrecida por Paradigma Digital.

Como siempre que le oigo o leo, César no defrauda, con agudos comentarios que van directos al centro de los problemas, en este caso, haciendo hincapié en como vamos a ayudar a nuestras empresas en estos momentos en los que estamos experimentando un fuerte traumatismo empresarial.

Si trabajas en algo relacionado con innovación, diseño y desarrollo de nuevos productos y servicios, tienes una gran oportunidad para ser útil a tu compañía en todas las fases por las que vamos a pasar.

César nos enseña cómo el Diseño Estratégico puede ayudarnos a salir de cada periodo de la forma más positiva posible, reforzando o descubriendo los valores de la empresa cara a los usuarios, experimentando una recuperación lo más temprana y rápida, aprovechando nuevas oportunidades…

No sabemos si esta crisis va a cambiar el mundo o no. Se especula con muchas cosas, por ejemplo sobre:

  • si volveremos a vivir como antes seguiremos con lo que han llamado «economía del distanciamiento» con un cambio de hábitos permanente,
  • si habrá cambios políticos y regulatorios, referentes a mayor dispositivos de vigilancia a la población y proteccionismo económico de evitar dependencias extranjeras,
  • políticas que protejan más al medio ambiente,
  • o que la investigación en biotecnología coja más fuerza con mayores inversiones…

Independientemente de tu sector, tampoco sabemos cuál va a ser la duración crisis, por lo que tenemos que estar preparados para todo.

Si que es verdad que cada sector va a tener un periodo de recuperación distinto, pero no tenemos que olvidar que puede haber una segunda ola de afectados, es decir, que tu sector no note ahora mismo el golpe, pero que se vea afectado más tarde debido a la influencia de otro mercado, ya que estamos totalmente interconectados.

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Taller de Mindfulnes

Estos días me he apuntado a un seminario llamado «Thinking out the box. Creatividad desde un nuevo paradigma» que se centra en el poder del Mindfulness para ayudar a la creatividad.

Y es que el Mindfulness modifica las estructuras cerebrales de tal forma que aumenta factores como la claridad mental, la atención, la persistencia, la gestión del cambio…., disminuyendo otros como el estrés, la crítica interior, el pensamiento discursivo… generando un estado de emoción positiva el cual lleva a un aumento de la creatividad.

Mª Pilar Biota, profesora del taller, nos habla de que debido a la situación actual generada por el COVID, estamos en un entorno VUCA (Volatilily, Uncertainty, Complexity y Ambiguity), un concepto que comenzó a ser usado en los 90 por soldados americanos para describir una situación con las siguientes características:

  • Volatilidad: debido a la gran cantidad de cambios producidos, así como a la velocidad a la que pasan.
  • Incertidumbre: se refiere a la incapacidad para predecir las situaciones o el curso de los acontecimientos que se van dando.
  • Complejidad: se trata de la dificultad para entender y manejar el contexto o para distinguir entre causa y efecto.
  • Ambigüedad: se refiere a lo complicado de comprender las relaciones entre los distintos elementos que están presentes o que componen el entorno.

Y es que puede que ya no exista el mundo tal y como lo conocíamos, puede que sea imposible volver a esa realidad, y tengamos que vivir en una nueva realidad.

Quien superar a la crisis se supera a si mismo sin quedar superado

Albert Einstein

Vemos que en estos momentos de crisis surgen iniciativas que demuestran un gran poder de creatividad y de adaptación, como estos logos creados por Jure Tovrljan, un diseñador gráfico y director creativo:

El problema es que la forma de vida actual de estar disponibles 24 x7, hiper-estimulados y en multitarea, apagando fuegos y yendo con el piloto automático, en vez de tener la mente en el presente, no ayuda a la creatividad. Por ello, actividades como el Minfulness, el yoga o la meditación, así como técnicas que nos motiven a usar el pensamiento lateral, son fundamentales.

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