Consejos para tener reuniones en remoto productivas

Debido al Covid, hemos pasado de trabajo presencial a trabajo remoto en cuestión de horas. Para muchos no ha significado nada, ya que teníamos el equipo distribuido, y era nuestra forma habitual de trabajar (estamos repartidos entre Ainsa, Jaca, Zaragoza, Madrid, Barcelona, Argentina….) , pero para mucha gente ha sido un pequeño caos.

Como podéis ver por la curva de Google Trends se aprecia un gran pico en las búsquedas de software para comunicarse de forma remota a partir del 15 de marzo, fechas de los primeros eventos del Covid en el mundo occidental:

Tendencias trabajo remoto

En general, nos podemos encontrar las siguientes tipos de reuniones o eventos:

  1. Reunión operativa: Predominante el factor unidireccional, reunión que alguien lidera y cuenta y el resto escucha (pudiendo haber preguntas conversación)
  2. Sesión de trabajo: hay un propósito concreto y se va a construir algo de forma conjunta.
  3. Webinar/Formación: evento uni-direccional a nivel formación.
  4. Cofee-reunión informal: aquella reunión en la que se junta el equipo para hablar de cualquier cosa que no sea trabajo, para tener un momento de distensión y seguir haciendo equipo.

El poder trabajar en remoto tiene una serie de enormes beneficios, como poder distribuir mejor tu tiempo asi como empresa ahorro en gastos de oficinas, y poder acceder a los mejores profesionales, da igual donde se encuentren.

Pero no hay que olvidar que algunas cosas pueden resultar más difíciles que de forma presencial, sobre todo sino estamos acostumbrados, como el establecer vínculos entre los miembros del equipo o conseguir una buena comunicación. Este post quiere darte una serie de consejos para realizar las mejores reuniones en remoto y aumentar su productividad. Tanto si ya trabajabas asi, como sino, seguro que algo aprendes, y tu equipo lo agradecerá 😉

Trucos para antes de la reunión

Como en cualquier reunión presencial, en remoto también es importante la preparación previa para facilitar que se va a ver, si alguien tiene que prepararse información que tenga tiempo para ello o, si viendo los temas, es necesario que todos los convocados asistan. Nosotros para las reuniones semanales de las diferentes células, tenemos un documento online, donde unos días antes, cada célula pone los temas que cree relevante compartir.

Algo similar en el caso de que la reunión sea para tratar temas no definidos (por ejemplo, esto yo lo he visto en reuniones globales con toda la empresa), una buena idea es abrir un espacio (por ejemplo, un Trello) antes para apuntar que temas se quieren hablar o tratar, y asi el moderador, puede revisar esas temáticas, agruparlas… Con esto se gana que la gente que va a la reunión sepa cuales son los temas que se van a tratar y considerar si le conviene asistir a esa reunión y/o complementar información a través de comentarios. Permite además mantiene el foco y se evita la dispersión, y que la gente gaste su tiempo en reus que no le aportan nada.

Importante al inicio: todo el mundo con el mute puesto pero con la cámara encendida.

Explicar la herramienta se va a usar al inicio de la reu si no están acostumbrados es buena idea, o incluso indicar unos tips en la convocatoria. Algunas sugerencias: que se renombren con su nombre real y no unas iniciales, donde esta el chat, donde pueden ver los participantes, o cambiar de forma de visualización…

Durante la reunión

El asignar roles delegados, de Alain Cardon, se puede usar tanto en presencial como en remoto. Cuando se comienza una reunión, durante los 5 primeros minutos, se decide quien va a ser:

  • el moderador: quien se encarga del turno de palabra, en remoto también de la herramienta, puede ir generando salas…
  • el recolector: que toma notas o recopila información, ideas en 1 solo sitio. Si hay demasiado info pueden ser varias personas.
  • el guardian del tiempo: que marque de vez en cuando cuanto tiempo llevamos, cuanto tiempo nos queda
  • el impulso de decisiones: ayuda cuando pierdes foco o se empieza a divagar, que alguien este pendiente y diga cosas como: “Bueno pues con esto que hacemos, o cual es el siguiente paso” y asi agilice el proceso de tomar una decisón, y no caer en las famosas disfunciones de un equipo de falta de compromiso o evitar responsabilidades.

Estos roles los puede tener una sola persona pero es difícil estar atento a todo, y mejor delegarlos. Cuando la organización esta acostumbrada, en 2 minutos se tienen auto-asignados, eligiéndolos el equipo. Es buena idea que vayan turnándose para que así todo el mundo conozca cada uno y se siente en el papel de los demás.

A la hora de moderar turnos, en remoto, si se pregunta ¿quién quiere hablar ahora? se generan unos segundos incomodos de silencio. Para que no suceda esto, la persona que modere la sesión, puede decir “Empieza Juan, y luego sigue Marta y luego Rosa” o “Empieza Felix y cuando acabes menciona a quien quieres que siga”.

Otro consejo para sesiones grandes, en las que cuesta empezar y marcar quien va hacer cada cosa, que la persona diga “el siguiente”, no es operativo porque a lo mejor no se sabe quién es, o si esa persona quiere hablar. Si la aplicación no tiene la opción “de levantar la mano”, en el chat se puede comentar “Pido la palabra” y el moderador va nombrando según el orden solicitado a quien ha pedido hablar.

Si se quiere que todo el mundo participe, pero la gente no colabora, es recomendable habilitar una herramienta tipo pull, que permita a la gente escribir comentarios anónimos porque a veces si no se conocen les da vergüenza, como Menti o Poll Everywhere para escribir esa pregunta o comentario de forma no tan directa y romper el hielo.

Estas herramientas también viene genial si quieres obtener una información rápida y no puedes preguntarlo a todos los asistentes, para que dejen el registro de la respuesta, ya que aunque sean 10, a un minuto se te va el tiempo.

El chat puede usarse de apoyo, como entorno paralelo, donde van surgiendo cosas. Mostrar apoyo o desacuerdo, o poner cualquier comentario, aparte de que se pueden usar los gestos, o unas cartas de “+1”, o las “opciones de reacciones” que nos da la aplicación para demostrar esas emociones, el chat nos permite ponerlo ahi “Si, yo también estoy de acuerdo” mejor que interrumpir a la persona que está hablando.

Trabajar sobre un documento, un mural, un word, un excel… para que todo el mundo visualice lo mismo, es genial para ayudar a centrar a la gente. En remoto la gente tiende a dispersarse más, coge el turno de palabra y se empieza a enrollar porque al no tener el contacto visual y comunicación no verbal, se pierden, el que tener un documento compartido en pantalla, donde todo el mundo ve lo mismo, ayuda a no perder el foco.

Otra de las cosas de no estar presentes, es que si compartes pantalla, no sueles ver la cara de todo el mundo, solo de 5 o 6, por lo que no puedes ver cómo están. Para que la gente no se enrolle y se vayan de tiempo las reuniones, una buena idea es marcar tiempos: “Bueno, pues para este tema, 5 minutos, o 10…” y poner un cronómetro que lo vea todo el mundo. Y si se acaba antes no pasa nada.

Otro truco es dejar de compartir la pantalla, porque está muy bien tener un documento compartido para que la gente vea donde se esta trabajando, pero si la conversación fluye, o ya no se está trabajando sobre él o en una zona muy concreta, o hay gente que ya está recolectando la información, mejor dejar de compartir pantalla y poner que todos los asistentes se vean. Algunas herramientas como Zoom arriba a la derecha permiten cambiar a vista galería y ver a todo el mundo.

Intercambiar entre modo vista presentador y galería, hace que la gente esté más activa y conectada.

También es bueno aprovechar elementos del espacio físico en el medio digital, por ejemplo, meter dinámicas como cuando la gente esta perdiendo la atención, y les vas a hacer una pregunta, que la escriban o hacer un dibujo, y que hagan una foto con el móvil y me la manden, para que cambien el chip y desconecten de los que están haciendo.

En las reus recurrentes viene muy bien cuando tienes un formato fijo que todo el mundo conoce, emplear el método Lean Coffe, que automáticamente modera los turnos y da una secuencia muy clara de la reu y de las decisiones a tomar.

Se puede hacer en el momento, pero también llevar ya preparados los temas a hablar, ordenados y votados previamente. El que tiene la primera tarjeta asignada porque ha propuesto ese tema, la pasa a la columna de “Doing” y comienza a explicarlo sabiendo que tiene X minutos. Cuando el tiempo llega a su fin se decide en equipo si es necesario darle otro slot (más tiempo). Para eso, gestos de arriba o abajo, escribir si o no en el chat, para decidirlo.

Otros consejos

Para sesiones de formación que duren más de 1-2 horas, un truco es el comprarte un micro, y ofrecer sonido de buena calidad, con cancelación de ruido (tu vecino se puede poner a poner a taladrar la pared para montar su mueble del Ikea y no oírse nada).

Otra sugerencia es comprarte una cámara para que te enfoque directamente. Esta cámara además te permite estar de pie si prefieras hacer la sesión en otro formato.

Puede que si tu habitación está muy lejos del rooter, tengas que conectarte mediante cable porque las videollamadas puede que necesiten mejor calidad. PLC puede ser una buena solución.

Espero que te sirvan estos consejos, porque parece que (por fin!!) que el trabajo en remoto ha llegado para quedarse. Te dejo más posts relacionados con el tema de trabajar en remoto, asi como este vídeo de tips & herramientas para facilitar en remoto que también habla sobre ello:

Consejos para tener reuniones en remoto productivas

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