Cómo trabajar (y que evitar) con OKR

En el anterior post, hablábamos del origen de los OKR y sus beneficios. Marc Oliveras (@moxiol), CTO de Tiendeo, nos cuenta su forma de trabajarlos:

  1. Establecer de forma conjunta la misión de la organización
  2. Mediante co-creación e iteración trabajar 2-3 objetivos por equipo
  3. Definir de 3 a 5 Key Results, incluso menos, ya que supone demasiada burocracia.
  4. Definir OKR anuales (aspiracionales) y trimestrales.
  5. Priorizar los objetivos, sino se llega que se haga el más importante primero
  6. Revisar de forma constante para asegurar conseguir el 70-80%
  7. Puede haber linked goals (objetivos unidos). Es conveniente hacer sesiones específicas para ver cómo mejorarlos.
  8. Asegurar espacio para la mejor continua
  9. Crear espacios de feedback

En un evento, mediante unas dinámicas con toda la empresa, construyen entre todos una frase que defina la visión, posteriormente revisada por los fundadores. De ahi sacan 3-5 objetivos aspiracionales (que no se miden) junto con una explicación de cada uno.

En las primera semana de cada quarter, se definen los objetivos de forma colaborativa bajo unas directrices globales.

En Tiendeo tienen muy implantado el trabajo colaborativo, empleando distintas dinámicas para trabajar, tomar las decisiones de forma conjunta. Por ello para establecer los objetivos de un equipo, están sus miembros, puede estar el CTO, el PO, un founder…. usando diferentes técnicas de Design Thinking, o talleres de descubrimiento, co-creación…. Lo importante es generar un debate abierto, creando esa colección de objetivos y las varas de medir que son los KRs.

Las soluciones se han de generar cerca del problema.

En otras empresas, para evitar que vengan marcados desde arriba (que ya sabemos que a las personas no nos gusta que nos den ordenes y además no fomenta el sentido de responsabilidad), Marc comenta que puede estar bien hacer una serie de dinámicas para crearlos entre todos, pero siempre revisados por la dirección.

Ejemplo de 2 Objetivos de un equipo con 2 y 3 Key Results:

Cada semana, los jueves se reunen 1 hora (FollowUp, rombo azul), realizando un seguimiento a las iniciativas o tareas que procuran que no duren más de 3 semanas.

Una vez al mes (rombos de color rojo, FollowKR) revisan los resultados, los KRs. Estas reuniones de seguimiento se hacen con todos los equipos, yendo de cada uno el PO (product owner) y otra persona técnica, pero eso lo decide cada equipo. De ahi se obtiene un resumen que se envía a toda la empresa.

En estas reuniones semanales, revisan con representantes de otros equipos para que no hay colisiones, pudiendo eso si, haber objetivos linkados entre 2 equipos. En las reuniones, les ponen un foco especial para vigilar que no haya colisiones o dependencias.

Y al final del quarter, se presentan los resultados entre todos (2 horas), donde explican el avance, empleando los OKRs para ello. Aparte hacen un evento cada 2 meses para toda la empresa (con nombre propio, generabndo cultura de empresa) donde también han empezado a usar los OKRs.

Por mi experiencia, viví esto en otra empresa, donde también nos juntábamos de forma remota cada 2-3 meses con las otras oficinas que estaban en Asia y en América, para ello. Es muy importante cómo presentas esa slide, que la forma de comunicar lo que se ha hecho y lo que se quería conseguir sea entendible para todos. Y no hacer la reunión demasiado larga, con 30 equipos hablando ya que se pierde totalmente el hilo, y la unión de las acciones realizadas.

Al final de todo,reservan un espacio para el feedback, analizando esos no-cumplimiento de objetivos, cuestionarse un poco todo…. siendo la base para el siguiente quarter… Unas 3-4 horas, siendo el equivalente a tener una retrospectiva de trimestre.

Problemas de los OKR

En una slide, Marc nos resume los problemas principales que ha visto en base a su experiencia.

  • Demasiados OKRs conlleva a no focalizar en nada. No pasa nada porque algunos equipos tengan solo 1 (north star, si lo hacen antes del quarter está bien, se busca el siguiente). Es peor estar colapsarse por tener muchos y no hacer el seguimiento como se merece, aplicando métricas generalistas porque no hay tiempo para más, copy y paste de objetivos cambiando valores….
  • No medibles, deben servir para medir un progreso. Si no lo hacen mal (importante definir bien los KR para poder ver una evolución, lo cual es bastante difícil).
  • Incompatibles, unos priman la calidad, otros la velocidad… se pisan entre ellos. Importante encontrar los objetivos linkados.
  • Genéricos, al final se quedan solo en una aspiración. Mejor eso que nada, pero intentar ser concretos.
  • Demasiados niveles, global, midterm, individual… Este último lo evitan, ya que se confundía con la evaluación del desempeño. Como ya hablamos en el anterior post, ¿qué postura van a defender los equipos si les va el sueldo en ello? No se pondrían un objetivo difícil, no sería un reto.

En la lista de la derecha vemos cosas que habitualmente hace la gente, pero que no son OKRs.

  • To do list o copia del roadmap, se construyen los objetivos en base a las tareas que tenían previstas. Eso no es cuestionarse el rumbo o mejorar que es lo que persigue los ORKs.
  • Estáticos. Sino varian quarter a quarter, pierden su sentido, no se adaptan, no dinamizan. Si eso pasa son aspiracionales, pásalo a uno global.
  • Evaluación desempeño
  • Retribución variable

OKR no medibles

Marc nos comenta el problema de que no sean medibles con un ejemplo, el Tsunami effect. Imagina que defines un KR que sea “Implementar un sistema x.”

Eso es booleano, se tiene o no se tiene, pasas del 0 al 1, si además del o al 1 pasas justo al final no te enteras de nada. Muchos comienzan a falsearlo, con una escala del 1 al 12 del avance. Igualmente estás x semanas con cero progreso, y de repente, en las últimas semanas, bam, algo pasa!

Lo malo de esto es que te pegas varias semanas en una zona ciega (blind zone) donde no ves qué pasa. Con los OKR lo que se busca es ver esa progresión, para poder verificar a tiempo si es correcta. Se busca esa iteración, la mejora contínua, la adaptabilidad… todos los beneficios que cometabamos en el anterior post.

Para medir, Marc recomienda la técnica de los 5 Whys. Cuestionar esa palanca para poder medirlo, y sino ponerlo como sea para poder medir y avanzar de alguna forma.

Lo importante de los OKRs es plantearse para que realmente se quiere hacer las cosas. Los objetivos permiten evitar pensar en soluciones (featuresm, productos…) antes de definir las necesidades (outcome).

Lean OKR

Marc nos cuenta en este post, como aplica mindset y técnicas LEAN a los OKR para evitar una saturación, caos e ineficiencia, frustración….debido a haberte generado demasiados objetivos, KR…

Y es que imagina, si eres una empresa mediana, de unas 150 personas, repartidos en 5-7 departamentos, donde en el de tecnología son unos 10 equipos. Si aplicamos la teoría de manual de OKR, cada equipo 3-5 objetivos y cada uno 3-5 KRs, con sus correspondientes iniciativas.

Añade a esto los objetivos individuales… ¿ves los números que salen? Tienes que gastar mucho tiempo en definir bien esos objetivos, los KRs, como medirlos, actualizar cada semana esos datos…

Llega la parálisis por análisis, ya que es imposible hacer un seguimiento de eso, perdiendo foco en la operativa, no terminando el trabajo empezado, arrastrándolo sin replantearte los objetivos.

Y recuerda, lo que buscamos con los OKR es adaptabilidad (no sabemos lo que va a pasar), foco en aportar valor y mejora contínua.

La clave, reducir y limitar la complejidad del sistema sobre todo si es algo desconocido.

El resumen de Lean OKR es esta imagen:

Te recomiendo leer su post donde explica con mayor detalle el concepto de Lean OKR, asi como dando consejos en base a si gran experiencia.

Todas las imágenes están extraídas de la charla de Marc Oliveras. Como siempre te recomiendo verla en directo, ya que verás lo bien que trasmite sus conocimientos y lo ameno que lo hace. Se nota que controla muuuucho del tema. Gracias por compartir tu conocimiento Marc!

Cómo trabajar (y que evitar) con OKR

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Scroll hacia arriba