Kanban es un método de gestión de trabajo ideado para mejorar el proceso de fabricación de Toyota, basado en señales visuales (Kanban significa en japonés “señal visual” o “tarjeta”.)
Y es que una imagen vale más que mil palabras, ya que se ha descubierto que el cerebro procesa información visual 60.000 veces más rápido que texto.
La información visual comprende el 90% de los datos que llegan a nuestro cerebro, estando el 40% de todas las fibras nerviosas conectadas al cerebro relacionadas con la retina.
Visualiza el trabajo
Kanban ayuda a aprovechar el poder de la información visual para crear un modelo visual del trabajo y su flujo por los estados que atraviesa.
Ver los diferentes estados por los que atraviesa el trabajo dentro del proceso de un equipo, como fluyen las diferentes tareas, permite, no solo comunicar el estado, sino también dar y recibir contexto para el trabajo.
Imagen extraida de www.leankit.com
Kanban ayuda a trasladar la información que normalmente se comunicaría a través de palabras a un formato más visual, permitiendo focalizarte además sobre los datos importantes.
Mirando el tablero, una persona conoce rápidamente como funciona el sistema y en que estado se encuentra.
Al observar visualmente el flujo de trabajo moviéndose en el sistema Kanban, es fácil detectar tareas que bloquean, cuellos de botella, colas, permitiendo servir como punto de partida para generar una conversación lo que lleva a una mejor comunicación y colaboración.
Limita el trabajo en proceso
Limitando la cantidad de trabajo pendiente en proceso, se puede reducir el tiempo que le toma a un elemento fluir a través de los estados.
En las empresas se cree que trabajar sobre varias tareas en paralelo aumenta la productividad, asignándose varias tareas a una misma persona. Pero eso no es verdad, las multi-tareas retrasan en lugarde acelerar la terminación de trabajo.
Aumentar el trabajo en curso incrementa el tiempo de cambiar y re-tomar las tareas y por lo tanto reduce el rendimiento. A consecuencia, el trabajo empezado y no terminado empieza a acumularse, agobiando a la persona.
Esto fue demostrado por la ley de Little, conocida como Teoría de colas o Líneas de espera. Su aplicación es inmensa, usada para calcular el rendimiento de los sistemas.
Hay que entender que los sistemas Kanban son sistemas Pull.
Van generando señales que nos indican el estado el sistema. En lugar de seguir el trabajo, seguimos las señales. Tenemos capacidad (un hueco) para pasar una tarea ahi, rellenando ese hueco.
La ley de Little ayuda a encontrar el punto de equilibrio entre el trabajo en curso (WIP) y el Lead time (período entre la entrada de un petición en el sistema y la recepción de la petición.
Enfoque en el flujo
Mediante el uso de límites de trabajo en proceso (llamado WIP por las iniciales de la palabra en inglés «work-in-process«) y el desarrollo de políticas impulsadas por el equipo, se puede optimizar el sistema Kanban para mejorar el flujo de trabajo, recopilar métricas para analizarlo e incluso obtener indicadores principales de problemas a futuro analizando el flujo de trabajo.
Mejora continua
Cuando el sistema Kanban funciona, crea el espacio óptimo para una cultura de mejora continua. Los equipos miden su efectividad al rastrear el flujo, la calidad, el rendimiento y los plazos de entrega.