Getting Things Done® (GTD®) es una metodología para ser más productivo sin estrés. Escrita por David Allen y publicada en un libro en 2001, en un principio estaba dirigida a altos directivos, pero su uso puede ser aplicado a cada aspecto de tu vida.
Your mind is for having ideas, not holding them®
(David Allen)
Se basa en la idea de que nuestra mente es para generar ideas, no para mantenerlas, con lo que sino almacenamos de forma correcta las ideas, pensamientos… que vamos teniendo, el espacio que ocupan no permitiendo entrar a otras o el miedo a olvidarnos de ellas, nos genera un entimiento de estrés constante.
Más que un conjunto de consejos para la gestión del tiempo y la organización, GTD® es un sistema de gestión total. Allen crea un modelo coherente para almacenar elementos clave, los cuales aun pueden ser necesarios para nosotros, tanto para su uso futuro como presente.
El GTD es para no hacer, o más bien hacer sólo lo que vale la pena hacer.
Se trata de reducir la presión entrante de tareas por hacer aparcándolas en un sistema de almacenamiento auxiliar para centrarse en hacer sólo algunas.
En este mundo de información, constantemente nos están llegando nuevos datos, proyectos, ideas… que procesar que se suman a los que ya teníamos. El propósito de su proceso de gestión de flujo de trabajo es facilitarnos el hacer buenas elecciones sobre lo que estamos haciendo en ese momento.
Regla de los 2 minutos
A mi modo de ver, lo que cuenta Allen es de sentido común, y seguramente muchas de las cosas ya las haceis en vuestro día a día. Un ejemplo muy sencillo es la regla de los 2 minutos descrita en el diagrama superior.
La idea es muy sencilla. Cuando algo te llega, lo primero que te preguntas es si puedes hcer algo con eso. Si la respuesta es si, piensas en cual es la siguiente acción que quieres hacer con eso. Y si esa acción te cuesta menos de 2 minutos, la haces en ese momento, sino la delegas o la pospones apuntándola en un calendario si es para hacer en una fecha específica o en tu sistema de siguientes acciones.
GTD® en 5 pasos
La metodología se basa en 5 pasos que son los que naturalmente suceden en nuestra mente con las acciones más simples, solo que muchas veces lo hacemos de forma automática (Natural Planning Model) y no le ponemos nombres.
Nuestra mente es una máquina de planear automática que pasa por 5 pasos virtuales. Vamos a explicarlos siguiendo el ejemplo que propone Allen en su libro: planeando salir a cenar fuera.
- Definine un propósito y unos principios: Celebrar el cumpleaños de tu pareja en un restaurante con buena comida, atención agradable y no lejos de casa.
- Visiona los resultados: Cuando empiezas a pensar en la idea, tu mente ya está pensando en posibles sitios como «El italiano de la plaza», o «el pequeño restaurante de comida tailandesa que acaban de abrir». También te imaginas seguramente allí, hablando con tu pareja y probando un nuevo vino.
- Brainstorming: Después de imaginarte alli, empiezas a hacerte preguntas ¿A quñe hora reservo? ¿Mejor viernes o sabado? ¿Se quedan los abuelos con los niños? Esto se debe a que tu cerebro empieza a llenar el espacio vacío que existe entre lo que has visionado y empieza a resolver esas incognitas rellenado los huecos, normalmente sin ningún orden en concreto.
- Organiza: Una vez pensadas las posibles variantes, tu mente empezará a pensar en sus componentes (¿Cómo vamos hasta alli?), prioridades (A mi pareja le gusta más el pescado para cenar que la pizza) y secuencia de eventos (Hay que ver si abre por la noche). Es decir, observa el reto que tiene, compara posibilidades y las evalua.
- Identifica las siguientes acciones: Finalmente si estás comprometido a hacerlo, te centras en la siguiente acción para hacer que ocurra (Llamar al restaurante a ver si tiene hueco).
Lo triste es que todo esto lo hacemos de forma natural en nuestra mente pero a la hora de aplicarlo al trabajo o proyectos más complejos, nos saltamos las fases.
David Allen nos ayuda a darnos cuenta de esto, y nos explica como podemos organizarnos mejor para sentir que estamos haciendo lo correcto en el momento y poder centrarnos en ello siendo lo más productivos posible, sabiendo que tenemos controladas todas las demás cosas.